(0342) 559-724
Гаряча лінія
1545
Урядова гаряча лінія
  • A-
    A+
  • Людям із порушенням зору
  • In English

14-Відділ діловодства

Опубліковано 12 лютого 2019 року, 17:48

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного управління Державної казначейської служби України в Івано-Франківській області
 від 11 серпня  2016 р. № 128

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ діловодства Головного управління Державної казначейської служби  України в Івано-Франківській області

                                                   

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

         1.1. Відділ діловодства (далі – відділ) Головного управління Державної казначейської служби України в Івано-Франківській області (далі - Головне управління Казначейства) є самостійним структурним підрозділом.

1.2. Відділ  підпорядкований  начальнику Головного  управління Казначейства. 

1.3. У своїй діяльності відділ  керується  Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради  України, указами, розпорядженнями Президента України, постановами, розпорядженнями Кабінету Міністрів України, інших державних органів, Положенням про Головне управління Казначейства, нормативно-розпорядчими документами Державної казначейської служби України та даним положенням.

1.4. Чисельний склад відділу, найменування посад і посадові оклади визначаються штатним розписом, затвердженим Головою Державної казначейської служби України.

1.5. Рішення про призначення, переміщення і звільнення начальника відділу та інших працівників відділу приймається начальником Головного управління Казначейства.

1.6. Положення про відділ затверджується наказом Головного управління Казначейства.

1.7. Положення діє з моменту його затвердження.

1.8. Зміни і доповнення до положення затверджуються у встановленому порядку.

2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ

2.1. Організація роботи самостійного структурного підрозділу з виконання рішень та доручень керівництва Головного управління Казначейства,  а також наказів, рішень Колегії Головного управління Казначейства і протокольних доручень апаратних нарад.

Участь у підготовці матеріалів для проведення засідань та у роботі Колегії Головного управління Казначейства.

Здійснення заходів щодо підготовки та проведення нарад, семінарів, робочих зустрічей за участю керівництва Головного управління Казначейства.

Участь у нарадах, які проводяться органами виконавчої влади і керівництвом Головного управління Казначейства.

Підготовка пропозицій та/або прийняття рішень:

при розгляді вхідної кореспонденції;

за дорученнями керівництва;

за доповідними записками, поданнями, проектами листів, наказами, іншими документами.

Співпраця з керівниками інших самостійних структурних підрозділів Головного управління Казначейства, представниками установ, організацій щодо вирішення питань, пов’язаних із діяльністю Головного управління Казначейства.

Підготовка та надання інформації з питань основної діяльності самостійного структурного підрозділу, в тому числі для розміщення на веб-сайті Головного управління Казначейства.

Підготовка пропозицій до річного плану роботи Головного управління Казначейства.

Оприлюднення інформації, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних, розпорядником якої є Головне управління Казначейства на  Єдиному державному веб-порталі відкритих даних (www.data.qov.ua).

Забезпечення своєчасного та систематичного подання Державній казначейській службі України інформаційних та аналітичних матеріалів про діяльність Головного управління Казначейства для розміщення на офіційній веб – сторінці Головного управління Казначейства.

Надання методичної, практичної та консультаційної допомоги самостійним структурним підрозділам та територіальним органам Державної казначейської служби України з питань, що відносяться до компетенції самостійного структурного підрозділу.

Розгляд, надання та/або прийняття участі у розгляді та наданні відповідей на заяви, звернення, запити та листи юридичних, фізичних осіб з питань, що відносяться до компетенції самостійного структурного підрозділу.

Участь у перевірках роботи територіальних органів Державної казначейської служби України.

Надання керівництву Головного управління Казначейства інформації  про  узагальнені результати виконання взятих на контроль документів станом на перше число кожного  місяця.

  Вжиття заходів щодо сприяння своєчасному виконанню доручень, вплив на безпосередніх виконавців з метою підвищення виконавської дисципліни, вимога конкретної інформації з питань виконання доручень.

Надання методичної допомоги працівникам структурних підрозділів, які відповідають за контроль виконання доручень законодавчої та виконавчої влади.

Здійснення прийому, попереднього розгляду та реєстрації документів, у тому числі документів з грифом ДСК, звернень та скарг громадян, депутатських звернень.

Здійснення прийому, попереднього розгляду та реєстрації звернень, що надходять на Урядову гарячу лінію та підготовка відповідей на них.

Передача за призначенням вхідної кореспонденції.

Здійснення контролю за додержанням вимог щодо відправлення вихідної кореспонденції.

Ведення обліку, зберігання та видачі бланків суворої та звичайної звітності, використання печаток і штампів Головного управління Казначейства.

Здійснення реєстрації наказів з основної діяльності, в тому числі з грифом «ДСК» Головного управління Казначейства.

Здійснення обліку та зберігання архівних справ, отриманих від самостійних структурних підрозділів Головного управління Казначейства.

Участь у проведенні попередньої експертизи цінності архівних справ спільно з працівниками самостійних структурних підрозділів Головного управління Казначейства, підготовка річних описів справ з особового складу, актів про виділення  до знищення документів, не віднесених до складу описів документів, які передаються до Національного архівного фонду України, для схвалення Експертною комісією Головного управління Казначейства.

Видача в службових цілях справ у тимчасове користування працівникам Головного управління Казначейства, копій документів та довідок з дозволу керівництва Головного управління Казначейства.

Надання практичної допомоги працівникам самостійних структурних підрозділів Головного управління Казначейства з питань правильності оформлення архівних справ у відповідності до затвердженої зведеної номенклатури справ.

Складання зведеної номенклатури справ Головного управління Казначейства, перевірка відповідності формування справ документів у справи згідно з затвердженою номенклатурою.

Виконання завдань, доручень і вказівок органів державної влади України та керівництва Головного управління Казначейства з питань мобілізаційної роботи.

Координація в межах своєї компетенції організаційних заходів забезпечення мобілізаційної підготовки в Головному управлінні Казначейства.

 Участь в організації заходів під час надзвичайних ситуацій та при переведенні Головного управління Казначейства на функціонування в умовах особливого періоду.

 

3. ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ

 

         3.1. У відповідності зі встановленими завданнями відділ виконує такі функції:

Здійснення організаційних заходів щодо забезпечення проведення засідань Колегії Головного управління Казначейства (планування, протокольний запис засідань Колегії, підготовка матеріалів та проектів наказів або рішень Колегії).

Підготовка матеріалів (доповідні записки, доповіді, проекти наказів) на засідання Колегії Головного управління Казначейства з питань, що виносяться на розгляд Колегії.

Опрацювання рішень Колегії Головного управління Казначейства, здійснення контролю за їх виконанням.

Редагування текстів документів, листів, розпорядчих документів, інструкцій тощо у відповідності з сучасними нормами правопису та стилістики.

Надання консультацій та рекомендацій з питань написання документів та, у разі необхідності, виправлення їх, не змінюючи змісту.

Надання за проханням засобів масової інформації (ЗМІ) матеріалів про діяльність Головного управління Казначейства.

Забезпечення взаємовідносин Головного управління Казначейства із засобами масової інформації, участь в організації прес-конференцій, брифінгів, “інформаційних днів” керівників, їх виступів у засобах масової інформації, зустрічей тощо, проведення роботи щодо поліпшення інформованості громадськості щодо діяльності Головного управління Казначейства.

Здійснення аналітичного опрацювання інформації про Головне управління Казначейства, оприлюдненої у ЗМІ.

Формування та поновлення бібліотеки інформаційних матеріалів та фото-відеоархіву про Головне управління Казначейства.

Забезпечення публікації та інформаційного наповнення журналу „Казна України”.

Редагування матеріалів, наданих для опублікування у журналі «Казна України».

Організація підписки Головним управлінням Казначейства на періодичні видання.

Здійснення організаційних заходів щодо проведення апаратних нарад.

Підготовка орієнтовного порядку денного апаратних нарад.

Ведення та складання протоколів апаратних нарад.

Ведення та складання протоколів розширених  нарад.

Здійснення обліку та опрацювання інформаційних запитів на надання публічної інформації в Головному управлінні Казначейства.

Розгляд інформаційних запитів та надання відповідей на них в межах компетенції самостійних структурних підрозділів Головного управління Казначейства.

  Організація роботи запитувачів в Головному управлінні Казначейства з документами, що містять публічну інформацію.

Відсилання за належністю до інших органів державної влади інформаційних запитів, що не належать до компетенції Головного управління Казначейства, з обов’язковим повідомленням про це заявника.

Оприлюднення документів, що містять публічну інформацію, на офіційному веб-порталі Головного управління Казначейства.

Організаційне забезпечення діяльності начальника Головного управління Казначейства.

Забезпечення організації прийому начальником Головного управління Казначейства відвідувачів у особистих та службових питаннях.

Забезпечення виконання вимог Закону України від 01.06.2010 року № 2297-VІ «Про захист персональних даних».

 

4. ПРАВА ВІДДІЛУ

 

         Відділ має право:

         4.1.  Одержувати від управлінь, відділів та секторів відомості, пов'язані з контролем виконання вказівок керівництва по розгляду документів, заяв і скарг громадян по веденню діловодства, архівної справи, а також пояснення причин допущених недоліків у вирішенні зазначених питань та внесення пропозицій щодо їх усунення.

         4.2. Давати зауваження управлінням, відділам та секторам у випадку порушення порядку оформлення документів, довідок, наказів, інструкцій, листів тощо.

         4.3. Залучати, за згодою керівників інших структурних підрозділів Головного управління Казначейства, відповідних спеціалістів для опрацювання документів і матеріалів з питань, що відносяться до компетенції відділу.

         4.4. У межах компетенції відділу надавати роз’яснення на запити, які надходять до Головного управління Казначейства.

4.5. Ініціювати, організовувати і брати участь у проведенні спільно з фахівцями інших самостійних структурних підрозділів та територіальних органів Казначейства семінарів та нарад з питань, пов’язаних з виконанням функцій, покладених на відділ.

4.6. Вносити на обговорення Колегії та керівництва Головного управління Казначейства питання, пов’язані з виконанням функцій, покладених на відділ.

4.7. Використовувати наявну інформаційну та технічну базу Головного управління Казначейства.

5. КЕРІВНИЦТВО

 

5.1. На посаду начальника відділу призначаються особи з вищою освітою магістра відповідного професійного спрямування, з досвідом роботи на посадах державної служби категорій “Б” чи “В” або досвідом служби в органах місцевого самоврядування, або досвідом роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, вільним володінням державною мовою.

5.2. Посада начальника відділу відноситься до  посад державної служби категорії “Б”.

5.3. Обов’язки та права начальника відділу:

Розробка положення про структурний підрозділ та подання його на затвердження керівництву Головного управління Казначейства.

Розробка посадових інструкцій працівників структурного підрозділу та подання їх на затвердження в установленому порядку.

Надання пропозицій щодо морального та матеріального заохочення працівників структурного підрозділу, вжиття заходів до порушників виконавської, трудової дисципліни.

Контроль за використанням робочого часу працівниками.

Надає пропозиції для формування проекту річного плану роботи Головного управління Казначейства.

Забезпечення організації контролю за виконанням доручень органів державної влади і керівництва Головного управління Казначейства та дотримання працівниками структурного підрозділу вимог регламентуючих документів з цього питання.

Забезпечення дотримання працівниками структурного підрозділу вимог діловодства щодо приймання, обліку, проходження та виконання документів, групування їх у справи, складання описів справ, передачі на зберігання.

Дотримання вимог законодавства з питань державної таємниці.

Забезпечення дотримання працівниками структурного підрозділу правил протипожежної безпеки та охорони праці.

Забезпечення дотримання працівниками структурного підрозділу етики поведінки державного службовця.

5.4. Начальник відділу  в межах наданих йому повноважень має право:

5.4.1. Вимагати від працівників структурного підрозділу довідки, матеріали та інформацію про виконання доручень керівника.

5.4.2. Не відправляти кореспонденцію, яка оформлена з порушенням вимог інструкції по діловодству.

5.4.3. Вносити пропозиції керівникам структурних підрозділів з питань, які стосуються компетенції діловодства.

 

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

 

Начальник відділу несе відповідальність за :

6.1  Порушення Присяги державного службовця,  вияв неповаги до держави, державних символів України, Українського народу,  невиконання вимог щодо політичної неупередженості державного службовця;

6.2 За невиконання або неналежне виконання покладених на нього функціональних обов'язків, передбачених цим положенням, актів органів державної влади, наказів та доручень керівників, прийнятих у межах їхніх повноважень;

6.3 Бездіяльність або невикористання наданих йому прав;

6.4  Виконання явно злочинного наказу, доручення;

6.5  Неповідомлення керівнику державної служби про виникнення відносин прямої підпорядкованості між державним службовцем та близькими особами;

6.6  Порушення правил етичної поведінки та інше порушення службової дисципліни;

6.7 Розголошення відомостей про діяльність органів Державної казначейської служби України, що є державною або службовою таємницею;

6.8 Дотримання у службовій діяльності Правил внутрішнього службового розпорядку, правил протипожежної охорони, технічної безпеки та виробничої санітарії, роботи на персональних комп'ютерах;

6.9. За ефективне збереження та економне використання матеріальних ресурсів Головного управління Казначейства;

6.10. За дотримання вимог ведення діловодства у відділі.

 

7. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ ТА ЗВ’ЯЗКИ ВІДДІЛУ

         7.1. Взаємовідносини відділу з іншими самостійними структурними підрозділами Головного управління Казначейства та територіальними органами Державної казначейської служби України визначені Регламентом роботи Державної казначейської служби України та її територіальних органів.